Képzeld el egy napi kapott emailjeidet. Fel tudnád eleveníteni, hogy kiktől kaptad? Természetes, hogy egy idő után összemosódnak a dolgok, ezért most hozunk pár tippet arra, hogy címzettjeid emlékezzenek rá, hogy tőled kapták azt az üzenetet.
- Tartalmazza a fontos adatokat: Név, telefonszám, cégnév – ezek mindenképp legyenek benne. Email-cím nem szükséges, hiszen te vagy a feladó, így az látható az emailben. Megadhatod még a cég címét, a honlapot, közösségi média oldalt, a pozíciódat – amit fontosnak tartasz átadni, de ne legyen túl hosszú! Például, ha van booked4.us időpontfoglalód, annak a linkjét is elhelyezheted az aláírásban, hogy egyből tudjanak hozzád foglalni az ügyfeleid.
- Maradj tömör: Az email aláírás nem információk tömkelegének megosztására szolgál, csak az alapadatok közlésére. 4-7 sornál ne legyen több, adja át, amit kell, de nem itt kell bemutatni a cég történetét.
- Legyetek egységesek: Egy cégen belül érdemes egységes aláírást használni, így bármelyik kollégád küld emailt, az összekapcsolható lesz a céggel. Legyen ugyanolyan a betűtípus, a logó, az információ, a sorrend, stb. Ezzel megmutathatod, hogy nálatok összhangban vannak a munkatársak, és figyeltek a részletekre is.
- Linkeld be a közösségi oldalatokat: Az emailedből egyből a Facebook-oldaladra tudod irányítani a címzettedet, ahol több információval, érdekességgel szolgálhatsz neki, és egy közvetlenebb kapcsolatot is kialakíthatsz vele.
- Mobilon is állítsd be az aláírást: ha mobilról is szoktál emaileket küldeni ügyfeleidnek, akkor ott külön be kell állítani, ha aláírás sablont akarsz használni. Sokkal profibb, ha nem azt látja a címzetted, hogy “Sent from iPhone”, hanem a szokásos aláírást.
- Teszteld! Használat előtt próbáld ki, hogy működnek-e a linkek, megjelenik-e a logód, nincs-e benne helyesírási hiba, és csak akkor küldd élesben, ha minden oké. A megjelenítést érdemes mobilon is megnézni, hiszen ma már sokan nem a gépükön csekkolják az emailjeiket, és mobilon szét is eshetnek a képek, linkek.
Mit ne?
- Ne legyen az egész egy képfájl, hiszen akkor nem másolhatóak a linkek, könnyen széteshet az egész, nehezen töltődhet be.
- Ne legyen túl hosszú! A közlendődet magába az emailbe írd bele, ne az aláírásba, itt tényleg csak a lényeges adatok legyenek.
- Nem kell az összes telefonszámot és közösségi oldalt megadni. Így a címzett elveszhet az infók tengerében; azt az adatot add meg, ahol a legkönnyebben elérhetnek, amit a legtöbbször használsz.
- Ne írj idézetet! Nem tűnhet túl profinak a címzett szemében, ha pl egy életvezetési tanácsot is kapnak az aláírásodban. Nem éri meg a kockázatot, ha mondjuk nem ért vele egyet, és emiatt nem lesz többé az ügyfeled.
Az egységes, mindenki által használt, jól megírt email aláírás egy profibb, a részletekre is figyelő cég benyomását kelti. Érdemes tehát beállítani egy sablont, amit a levelezőprogram automatikusan minden emailed végére beír, így még véletlenül sem marad le, ha esetleg elfelejtenéd. Ha hasznosnak találtad cikkünket, oszd meg ismerőseiddel, további tippekért pedig nézz vissza később!
Ha nem akarsz lemaradni az új bejegyzésekről, lájkold a booked4.us oldalát a Facebookon, és értesülj elsőként új tanácsainkról!