Az idő véges és neked is csak 24 órából áll egy nap. Ebbe szinte lehetetlen mindent besűríteni: a foglalkozásokat, a felkészülési időt, az időpontegyeztetéseket, a számlázást, az adminisztrációt, az új ügyfelek szerzését, a régiekkel való kapcsolattartást és persze a marketinget. Annak érdekében, hogy ne te legyél a túlhajszolt mókus a kerékben, ajánlott automatizálnod a különböző folyamataidat – ezzel nemcsak jelentős mennyiségű időt, hanem pénzt is spórolsz magadnak.

Biztos neked is volt már olyan ügyfeled, akin látszott, hogy azt sem tudja, hol áll a feje, és hol is kellene tartania a roppant szoros napirendjében, vagy a tennivalói végeérhetetlen listáján. Ennek oka abban keresendő, hogy annyi feladattal zsúfolta tele egy-egy napját, amitől nem csoda, hogy kiégéssel küszködött, és a családi, baráti kapcsolatai látták kárát.

Te ne ess ebbe a hibába – automatizálj ott, ahol csak tudsz

Kezdő, a praxisát építő coachként valószínűleg még neked sincs meg a kereted ahhoz, hogy a vállalkozásod fenntartásával kapcsolatos tevékenységeket kiszervezd, hogy tényleg csak az ügyfeleidre tudj koncentrálni.

Ezzel persze nincsen semmi probléma – még abban az esetben sem, ha akkor sem szeretnéd kiengedni a kezedből a gyeplőt, ha már megengedhetnéd magadnak a feladatok kiszervezését –, viszont ilyenkor nem árt tisztában lenni azokkal a lehetőségekkel, amik számtalan ügyfelekre és ügyfélszerzésre, illetve saját magadra fordítható órát spórolnak meg neked.

Facebook, Instagram és társai

Első körben a legegyszerűbb az, ha a közösségi médiában kezded el az automatizációt, hiszen, ha ügyesen csinálod, akkor a személyes márkád építésére, a szakmai reputációd növelésére és ügyfélszerzésre egyaránt fel lehet használni ezeket a felületeket.

Persze azt mi sem állítjuk, hogy nem kell munkát fektetni a közösségi média jelenlétbe, azonban, ha egyszer leülsz és megírsz előre akár 1-2 heti posztot Facebookra és Instagramra, akkor az időzítésnek köszönhetően nem kell napi szintű posztolással foglalkoznod. Szerencsére ma már nemcsak a Facebookra tudsz posztokat időzíteni, hanem az Instagramra is, így egyből 2 felületet is letudhatsz néhány óra időbefektetéssel.

Hírlevél és e-mail marketing

Biztosan te is szoktál köszönő e-maileket írni az ügyfeleidnek, akár a hírlevél feliratkozásért, akár a konzultációdon vagy valamely más rendezvényeden való részvételért. Utóbbiakba egyébként rögtön egy ügyfélelégedettségi kérdőívet is beintegrálhatsz. Így nemcsak hasznos visszajelzéseket kaphatsz, de olyan social proofként használható ügyfélvéleményeket is könnyűszerrel begyűjthetsz, amit aztán a honlapodon és a közösségi média felületeiden, landing page-eken is felhasználhatsz, nem mellesleg még kapcsolatot is tarthatsz az ügyfeleiddel.

De mi lenne, ha ezentúl nem egyesével írnád meg ezeket, hanem felépítenél egy automata hírlevél sorozatot, amit aztán a számodra leginkább használható – akár bizonyos feliratkozó számig ingyenesen használható – hírlevélszoftverrel küldenél ki?

Számlázás

A számlázás minden vállalkozás számára kulcskérdés, hiszen alapvetően mindenkinek az a célja, hogy csörögjön a pénz a kasszában. Azonban nem biztos, hogy a költséghatékony számlatömb használata más szemszögből nézve is kifizetődik: gondolj csak bele, hogy mennyi időd megy el a számla megírásával, vagy esetleg sztornózásával.

Éppen ezért vehet le sok terhet a válladról az online számlázóprogramok használata, hiszen ezekkel automatán megy a számlázás, statisztikákat nyerhetsz, és egyszerűen nyomon követheted a kintlévőségeidet. Ráadásul a kézi kitöltéssel együtt járó hibalehetőségek számát is csökkentheted, hiszen nem kell attól tartanod, hogy elírod az adószámot.

Plusz arról sem szabad elfeledkezned, hogy 2020. július 1-től kezdve a NAV felé is be kell jelenteni minden számlát, értékhatártól függetlenül, úgyhogy ebben is meg fogja könnyíteni a dolgodat az online számlázás.

Online időpontfoglalás és miniügyfélszolgálat

Valljuk be őszintén: az egyik legidőigényesebb, legpepecselőbb dolog az időpontok nyilván- és fejben tartása, a lemondások és konzultációk áthelyezésének problematikája. Talán ez az a része a munkádnak, ami a legtöbb adminisztrációval jár, és ami a legnagyobb kockázatot rejti magában. Példának okáért, ha nem figyelmezteted időben az ügyfeledet a soron következő találkozóra, akkor megvan az esélye annak, hogy elfelejti az időpontot, és nem jelenik meg.

Éppen ezért érdemes egy online időpontfoglaló naptárt integrálni a honlapodba, Facebookra vagy akár Instagramra, mert okostelefonnal szinte 100%, hogy rendelkezik a célközönséged. Aki már néhány kattintással, azonnal információt akar szerezni rólad. Akár éjszaka vagy hajnalban is, nem csupán munkaidőben.

Akkor járhatsz tehát a legjobban, ha gyakorlatilag 0-24 órában önállóan foglalhatnak hozzád időpontot, illetve ugyanilyen egyszerűen le is mondhatják, át is helyezhetik azokat – anélkül, hogy téged zaklatnának vele.

Egyébként a prioritásaidat szem előtt tartva, te is megadhatsz olyan időpontokat a naptárban, amikor mondjuk egy nyaralás vagy konferencia, esetleg workshop miatt nem tartasz ügyfélfogadást, így az érintett időszakban egyáltalán nem tudnak foglalni nálad. Személyre szabható neked és az ügyfeleidnek is, ráadásul még az ügyfélélményt is növeled vele!

Győződj meg ezekről az előnyökről személyesen is: próbáld ki a mi online időpontfoglaló naptárunkat. Szabd teljesen a saját igényeidre a naptáradat és spórolj vele időt, plusz pénzt is – ne feledd, az első 14 napban ingyen használhatod!