Ugye te sem úgy lettél vállalkozó, hogy egyik este a hasadra csaptál, és reggel már úgy ébredtél? Persze lehet, hogy akad 1-2 ilyen sikersztori a vállalkozások történetében, de a valóságban ennél nagyobb előkészítésre és széleskörű fejlesztésekre van szükség. Főleg akkor, ha nemcsak ideig-óráig, hanem valóban hosszú távra tervezel.

Amikor belevágtál a bizniszedbe, valószínűleg te is több okból kifolyólag döntöttél úgy, hogy inkább a magad ura leszel. Bizonyára sokat számított, hogy így a bevétel és a megtermelt profit nagyobb része a te zsebedbe vándorol. Ráadásul úgy alakítod a munkavégzés kereteit, ahogyan csak szeretnéd.

Te szabod meg, hogy mennyi munkát végzel el, mettől-meddig tartson a munkaidő, és az árazási kérdésekben is a tiéd a végső szó. Nincsen idegesítő főnök, aki megmondaná, mit csinálj, és a gyakran begyöpösödöttnek tartott szabályoknak sem kell alávetned magad.

Azonban a vállalkozói szabadságnak ára van

Egyrészt neked kell megtermelned a vállalkozásod fenntartásához szükséges költségeket, biztosítanod a feladatok elvégzéséhez kellő eszközöket, és ha vannak alkalmazottaid, akkor a bérfizetés terhe mellé az utánuk fizetendő adók és járulékok költsége is felsorakozik.

Úgyhogy a felelősség a tiéd. Mivel nincs egy fejed fölött álló főnök, a te válladat nyomja a kollégáid megélhetésének, adott esetben az iroda bérleti díjának és a további költségek terhe. Éppen ezért nagyon fontos, hogy a vállalkozásod annyira hatékonyan működjön, amennyire csak lehetséges.

Hogy mit jelent a hatékony működés a gyakorlatban?

• spóroljon neked és a kollégáidnak időt,
• termeljen elég bevételt és persze profitot,
• ne csak stagnáljon, hanem növekedjen is az ügyfélkör,
• vagy legalább a kosárérték emelkedjen folyamatosan.

A tapasztalat azt mutatja, hogy a kezdő és a rutinosabb vállalkozók között is kevesen vannak olyanok, akiknek a folyamatait ne lehetett volna a fenti szempontoknak megfelelően hatékonyabbá tenni.

Az egyik kulcsmomentum a célok pontos megfogalmazása és a stratégiai szemlélet kialakítása

Előfordulhat, hogy most indítanád be a vállalkozásodat, vagy rutinos rókaként érzed úgy, hogy egy ideje már csak stagnálsz. Vegyél egy nagy levegőt, és fogalmazd meg magadnak – újra – a céljaidat, hiszen enélkül stratégiát sem tudsz alkotni. Emiatt viszont minden át nem gondolt lépés felesleges kiadássá válik, ami ádáz csapást mér a bevételeidre. Éppen ezért gondold át, hogy a vállalkozásoddal mi a célod rövid-, közép- és hosszútávon: vagyis 1-2, 3-5 és 5-10 éves viszonylatban.

Fogalmazd meg magadnak, hogy az egyes etapokban mit szeretnél elérni. Például:

• az első évben a stabil ügyfélkör kialakítása a célod?
• az azt követő években bővüljön az ügyfélköröd évi min. 10-15%-kal?
• a 3. év végére már profitot realizálnál?
• 10 év múlva egy franchise hálózatot láttál kinőni a cégedből?

Ha megvannak a célkitűzések, jöhet a stratégiai összeállítása és a mérőszámok kialakítása. Kezdj egy üzleti tervvel, majd jöhet a marketing: milyen eszközökkel, milyen csatornákon kommunikálva éred el a céljaidat? Milyen KPI-okkal számolhatsz? Hogyan fogod mérni az eredményeidet?

A stratégiában lefektetett mérőszámok lesznek ugyanis azok a jelzőfények, amik a végrehajtási fázisban megmutatják, hogy valóban a céljaid felé haladsz-e. Nem hasraütés-szerű, hanem reális mutató- és mérőszámokat kell meghatároznod, amiket a rendelkezésedre álló eszközökkel valóban teljesíteni tudsz.

Ahhoz, hogy reális mérőszámokkal dolgozz, vedd számba, hogy hol tartasz jelenleg: milyen anyagi, tárgyi és szellemi eszközök állnak a rendelkezésedre. Összesítsd, hogy milyen kiadásokkal számolhatsz, hogy az egyes célok eléréséhez mely területeken hogyan kell fejlesztened. Akár a vállalkozásodat, akár a szolgáltatásodat tekintve is, hiszen minél hosszabb ideje tevékenykedsz a piacodon, annál jobban fogod ismerni az ügyfeleidet, ezáltal a szolgáltatási csomagjaidat is időről időre rájuk szabhatod.

 Amiről ritkán esik szó: a tartalékok képzése

A költség- és időhatékonyság természetesen minden vállalkozás esetében önálló napirendi pont. Iparágtól függően többféle módszer is létezik, hiszen a digitális eszközök és az automatizált folyamatok nem egy esetben akár egy-egy alkalmazott munkáját is elvégzik helyettünk, illetve jelentős költségeket takarítanak meg nekünk.

Amiről ezzel szemben méltatlanul kevés szó esik, az a vállalat anyagi tartaléka, avagy a tücsök és a hangya meséje vállalkozói környezetre fordítva. Legutóbb pont a pandémia mutatta meg, hogy ez a hazai KKV szektor Achilles-sarka: a legtöbb vállalkozásban ugyanis nincs 1-2 hónapnál több anyagi tartalék, amiből finanszírozni tudnák egy hosszabb kényszerpihenő során a fenntartási – működési költségeket és az alkalmazottak bérét.

Éppen ezért érdemes mielőbb kitalálnod, hogyan fogsz takarékoskodni a nehezebb időkre gondolva. A bevételeket és a kiadásokat összevetve határozz meg egy havi összeget, amit minden egyes hónapban félreteszel, a nagyobb haszonnal járó munkák során pedig legyen egy bizonyos %, amit szintén félreraksz a vállalkozásod nehezebb napjaira.

Később az így összegyűlt összegből akár a beosztottjaid bérköltségét, az iroda és a szükséges szoftverek bérleti díját, ha vannak, akkor az anyagköltségeket és a dologi ráfordításokat is fedezni tudod.

Ha nem képzel üzleti tartalékot, akkor a vállalkozásod olyan lesz, mint egy féllábú óriás: ideig-óráig működik ugyan, de nem fog biztosan állni a lábán. Egy csúszós banánhéj, egy rosszindulatú konkurens vagy egy világválság is kirúghatja a törékeny mankót alólad. Cikkünk második részében az automatizáció nyújtotta lehetőségekre hívjuk fel a figyelmet. Ide kattintva olvashatod el!

Amennyiben elsősorban a költségeken spórolnál, van egy jó hírünk: a booked4.us online időpontfoglaló naptárjával nemcsak hatékonyabbá teheted a működésedet, de még pénzt is takarítasz vele. 14 napig teljesen ingyen használhatod!