Dr. Méhes Dávid Dániel ügyvéddel készítettünk interjút arról, hogy praxisának sikerét milyen modern megoldásokkal segíti.

Lassan 10 éve dolgozom ügyvédként, főleg peres ügyekkel foglalkozunk, így peres képviseletet vállalunk, polgári peres ügyekben, munkaügyekben és büntetőügyekben egyaránt. Az iroda alapítása óta mintegy 2000 polgári peres és több mint 1600 büntetőügyben láttunk el képviseletet. Az ügyvédi munkavégzés során mindvégig azon voltunk, hogy minél jobban optimalizáljuk az adminisztrációs folyamatokat. Így találtam rá a booked4.us időpontfoglaló rendszerére is.

„Naponta 5-6 találkozót egyeztetek. Azért néztem ki a booked4.us időpontfoglaló rendszerét, hogy ne pazaroljak perceket hosszadalmas egyeztetésekre, csak a szakmai munkával tudjak foglalkozni.”

Amikor felhív egy ügyfél, a beszélgetés végén megkérem, hogy weboldalamon, vagy Facebook oldalamon foglaljon időpontot konzultációra, így gyorsabbá válik az időpont-egyeztetés, emellett bekerül az iroda központi naptárába az ügyfél neve és elérhetősége is. Korábban többször csak annyit tudtam gyorsan feljegyezni a kocsiban ülve, hogy „ügyfél”, ami nem túl kielégítő információ, ráadásul időnként bosszantó volt, amikor még azt sem tudtam, ki nem jött el a konzultációra.

„Azelőtt az ügyfelek 10%-ával feleslegesen egyeztettünk, mert nem jelentek meg az irodában. A booked4.us rendszerén foglaló ügyfelek esetében egyetlen alkalmat leszámítva mindenki eljött.”

Az egyetlen lemondás is pozitív tapasztalat volt, mert a booked4.us keretrendszerén belül, e-mailben történt, az iroda azonnal értesült róla, és a naptárból is törlődött, helyet biztosítva ezáltal más ügyfeleknek. Azt is jónak tartom, hogy e-mailen keresztül értesíti az ügyvédet a rendszer a foglalásról, vissza tudom igazolni, esetleg módosítani is lehet, melyről az ügyfél ismét kap e-mailt.  Nagyon jól megfogalmazott e-mail sablonok vannak a booked4.us-ban.

“A booked4us a logikus, egyszerű és kézenfekvő bejelentkezési rendszerével hozzásegített az ügyfélköröm bővítéséhez.”

Erre jó példa, amikor épphogy beélesítettük a rendszert, már aznap jött egy e-mail, hogy xy bejelentkezett – először azt hittem, hogy ez valami teszt, nem komoly, de valódi bejelentkezés volt.  Visszaigazoltam a foglalást, és jött is az ügyfél.

„Nagyon hasznos, hogy a booked4.us oda-vissza szinkronizálható a Google naptárral.”

Ha egy ügyfél bejelentkezik, és visszaigazoljuk, akkor az már egy esemény lesz a Google naptáramban is, és a kollégáim is látják a foglalást. Ugyanakkor, ha a Google naptárban rögzítünk eseményeket, azt a booked4.us „látja”, azokra az időpontokra nem tud az ügyfél foglalni, mert a booked4.us naptárban is foglalt jelzésként jelennek meg. Így aztán az időpontfoglalásokat nem kell külön vezetni, mert minden egy helyen összefut. Hasonló megoldással próbálkozik a Google a publikus naptár funkcióval, de a booked4.us rendszerében több a szolgáltatás, számomra a bejelentkezős funkciók is jobban kezelhetők.

„Az ügyfelek könnyedén használják a rendszert, mert egyszerű, magától értetődő.”

A weboldalba vagy Facebook oldalba bárki be tudja ágyazni, nem kell hozzá informatikus sem, és az ügyfelek számára is egyértelmű.

„Arról nem is beszélve, hogy a booked4.us-t össze lehet kötni ügyviteli rendszerekkel, ami egy nagy lehetőség.”

Most nem kizárólag a Wolters Kluwerrel közösen fejlesztett ügyviteli rendszerünkre, a Praxys-re gondolok, hanem több cég, több különböző ügyviteli rendszerére, amelyeket összekapcsolva a booked4.us-szal, felgyorsul az időpont-egyeztetés. Mi is össze szeretnénk kötni a Praxys-szel, és emellett az e-ÜMK ügyvédi helyettesítési rendszerrel, ez lenne az egyik következő frissítés. Ideális lenne, ha a saját ügyviteli rendszerünk feldobná a lehetőségeket, és ezzel együtt a szabad időpontokat, amikor további ügyeket, vagy eljárási cselekményeket tud ellátni az iroda. Szerintem nem érdemes a booked4us hoz hasonló funkciót külön fejleszteni sem a saját, sem más ügyviteli rendszerekbe, sokkal egyszerűbb az ügyviteli rendszereket összekötni a boooked4.us megoldásával, a booked4.us kifejezetten ezzel foglalkozik: jó, és folyamatosan új funkciókkal bővül.

„Az online időpontfoglaló rendszert vitt a hétköznapokba.”

A booked4.us használata előtt rendszeresen csak annyit mondtam az ügyfeleknek, hogy minden délután benn vagyunk, jöjjenek el az irodába, és nem egyszer előfordult, hogy én nem voltam ott, mert éppen más elfoglaltságom volt, a kollégák pedig azt látták, hogy egyszerre többen konzultációra várnak. A booked4.us alkalmas arra, hogy rendszert vigyen a hétköznapokba.

Dr. Méhes Dávid Dániel, ügyvéd

Méhes és Horváth Ügyvédi Iroda

www.mehesoffice.hu

Készítsd el Te is saját online időpontfoglaló naptárad!     

 A booked4.us szolgáltatása két hétig ingyenes – teljes funkcionalitással!